2011年04月22日

効果的な事務処理の8つのポイント

事務処理を効果的に実施できるかどうかで、仕事の効率は大きく差ができます。

では効果的な事務処理のポイントとは何でしょう。8つを紹介しますので、参考にしてください。

1)報告書類は正確な内容で且つ速やかに提出する。

報告書類の内容が不正確であっては意味がありません。また同じ内容の報告書類であってもスピーディに提出されるとその後の行動が起こしやすく、仕事のスピードアップに結び付きます。

2)一度作成したレポートの提出前の訂正は1度にとどめる。

完璧なレポートを提出しようとするあまり、作成したレポートを何日もかけて何度も訂正する人がいます。これは時間の無駄になります。一度作成したレポートの訂正、見直しは1回に決めてすみやかに提出します。また見直さないですぐに提出するのもよくありません。誤字脱字、ケアレスミスがある可能性があります。1度は見直しましょう。

3)1枚の書類は1度しか手にとらない。

回ってきた書類をとりあえず机の上に積み上げている方がいます。机が書類の山になっています。これはよくありません。書類が回ってきたらその場で読み、(嵜する、▲侫.ぅ襦▲ャビネットに保存する サインして次の人に回す ぜ里討襦,離▲ションをとります。 何度も読み返してアクションをとらないのは非効率です。また書類を積み上げると、何日か後に、書類を捜すのに時間がとられることになります。

4)書類は仕事に集中できる環境で作成する

書類を作成はじめたら電話が鳴った。上司、部下が話しかけてくる。ということはよくあると思います。
これでは集中できません。集中して書類作成するときは、邪魔の入らない環境でしましょう。例えば朝早く出社して書類作成をすましてしまう。小会議室で1人で書類作成する。上司の許可をもらい喫茶店で作成する。等

5)担当エリア、役割が変わった時は、すべての書類の整理をする。

今までの書類を上司と相談し、^き継ぎで新担当に渡す書類、部署のキャビネットに保管する書類、捨てる書類、に分けて整理する。これをしないと入社してからすべての書類が、つみあがることになる。

6)電話に費やす時間を短くする

電話をしていると仕事をしている雰囲気になるものである。得意先、社内ともに電話を要点だけ伝えて切る習慣をつけよう。つい仕事とは関係ない世間ばなしを電話でしてしまうことはないであろうか?1日の仕事でどれだけの時間を電話についやしているか調査してみよう。電話代のコスト削減にもなって一石2丁である。

7)過去3ケ月間手にとらなかった書類は捨てる

決算書類等 税務署から保管を指示されているような書類は別として、個人の管理している書類で過去3ケ月間手にとらなかった書類は捨てよう。何故なら3ケ月間手に取らない書類は、むこう1年、3年手にとらない可能性が大きいからである。本当に仕事上必要な書類、保管すべき書類は何なのかを考えよう。

8)ファイルキャビネットの整理

捜したい書類をどこに保管したかわからないことはないだろうか?どこに書類を保管するか?すぐに取り出せるためには、ファイルキャビネット、インデックス(見出し)をつけ、書類を整理整頓する必要がある。
得意先別、項目別、時期別のファイルを作成し、インデックス(見出し)をつけ どこにどの書類があるかを常に確認しよう

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以上が 効果的事務処理の8つのポイントです。

参考にしていただければ幸いです。

感謝!



小森コンサルティングオフィス at 11:59コメント(0)トラックバック(0)タイムマネジメント   このエントリーをはてなブックマークに追加 mixiチェック

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小森康充
営業トレーナー:小森康充

小森 康充
(こもり やすみつ)

小森コンサルティングオフィス代表
人材育成トレーナー

高い営業能力と顧客コミュニケーション能力により常にハイレベルな売上目標を達成。

世界的エクセレントカンパニーにおいて、アジアパシフィック最優秀マネージャー等数々の表彰を受ける。

後に世界No.1サクセスコーチであるアンソニー・ロビンズのコーチングスキルを習得。

卓越した営業スキルに世界No.1のコーチングスキルをミックス。独自のスキルを確立。

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