メールでのコミュニケーションの注意点

営業研修の講師をしていてよく質問を受けます。

「社内メールが１日２００通くらいきて困っています。メール処理だけで１日が終わってしまいます。どうすればいいでしょうか？」

多くのビジネスマンが社内メールの多さにストレスを感じているようである。またメールのコミュニケーションは、気をつけないといけないポイントがある。

人が人に何かを伝えるコミュニケーションは大きく２つに分けることができます。

１）単なる伝達事項

これは相手に伝える内容が、知っておいてもらったらいいという内容で、特に行動を要求しないもの

例）他部署の人事異動の連絡、今月末の社内会議の時間と会議室の連絡　等

２）伝達して相手にアクション（行動）をリクエストするもの

例）次回月末会議で冒頭１０分間でオープニングスピーチを依頼する
営業マンに得意先のアンケートを依頼して商談でヒアリング、レポートで報告をしてもらう

上記１の単なる伝達事項の場合は、メールでＯＫ

２の相手に行動を依頼する内容については、メールではなく、直接会って依頼する、または電話で相手の了解をとる。

今の各企業のコミュニケーション問題は、上記１，２にかかわらず、すべてをメールでしてしまっている会社が多いことである。

人と人とのコミュニケーションは、相手の心の窓を開くことです。相手の心の窓の状況によって、コミュニケーションの話法を変更していくことが必要です。

こちらの依頼事項を、相手が笑顔で喜んで引き受けてくれそうか？　また難しい顔をして、引き受けたくないという心理状態なのか？　これは会って話をして、相手の顔色を確認する必要がある。メールでは相手の心の窓の状態がわからないのである。

メールは単なる伝達事項の場合は便利なツールであるが、人を説得するには、効果的なツールではない。

インターネットの時代に逆行するが、私はメール反対派である。

コミュニケーションとは、運動がてらにフロアーを降りて相手のデスクに行き、「こんにちは〜」と笑顔であいさつし、依頼事項を説明して相手の心の窓を開いて、合意を得る。これがコミュニケーションである。

Ｆａｃｅ　ｔｏ　Ｆａｃｅ　のリアルなコミュニケーション。これが重要である。

コミュニケーションの原則は、相手の心の窓を開くこと。

社内のチームメンバー、お客さんの心の窓は開いていますか？