2013年07月30日

効果的な会議のポイント、会議の2つの目的とは? 効果的な会議にするためには準備が重要である

効果的な会議の手法

チームリーダーの皆さんへ

今日は効果的な会議のポイントについて説明します。

まず会議の目的を明確にします。目的は2つあります。
1つは、参加者にアクションを求める会議です。もう一つは情報提供を目的にする会議です。

アクションを求めることが目的の会議の場合、ステップは3つあります。

1:提案する→2:同意を求める→3:行動を起こさせる

これはアクションを求める内容を提案し、そして同意を求め、同意を得た内容のネクストステップを伝達して行動を起こしてもらいます。よってチームリーダーの皆さんは、この3つのステップを押さえることがポイントです。

次に情報を提供することを目的にする会議の場合、これも3つのステップにわけます。

1:分析結果を報告する→2:特定事項に対する状況を報告する→3:知識や経験を要約し報告する

まずは資料の分析結果を報告します。その中で特に我々のビジネスに関して重要なポイントを報告します。その結果どのようなポイントの発見が可能になるのか? 今までの知識、経験と照らし合わせて何が言えるのか? を報告します。

以上 会議は相手にアクションを求める目的と、情報提供を目的にする場合とを分けてプランすることが重要です。

そして会議の形式です。フォーマルにする場合とインフォーマルにする場合の2つで準備のポイントが違います。

会議の形式
         フォーマル        インフォーマル
機器     ビデオ、スライド     ハンドアウト(紙の資料)
質問     最後に時間をとる     都度OK
姿勢     聴衆の前に立つ      座る
話の構成   万全な準備        同じく万全な準備
目線     聴衆全体を見渡す     相手を見る
言葉使い   挨拶、終わりの言葉    リラックスした日常会話


会議の準備のポイント 以下のポイントを準備しましょう。

聴衆は誰か?相手の分析をする。(会議の前、会議の最中)

聴衆は何を知っているのか?

話す内容に偏見はないか?

どうすればアピールできる?

話の内容(時間、構成、器材等)

自分(どのような話し方をするか? 話すポイントを覚える 台本を読まない)

会議の準備の5ステップ

1:会議の目的を決定する

2:聴衆を分析する

3:情報をまとめる

4:まとめた情報を組み立て、台本を作成しマテリアルを用意する

5:良くリハーサル、練習する

質問への対処の方法の4つのポイント

1:質問の内容を理解する 明確でなければ確認、解釈する

2:質問に対するコメントを短く述べる
 ご質問ありがとうございます。良い質問ですね。難しい質問ですね

3:質問の答えを考える  
自分が答えることを自分で理解できていることが重要

4:質問に答える  はい、そのとうりです。いいえ違います。自分にはわかりません。
          意見を述べる、事実、実績を述べる。

またディスカッションの効果的な進め方は、自分は意見をあまり述べず、発言を促すことが重要です。

以上ポイントのみの箇条書きになりましたが、参考にしてください。

小森コンサルティングオフィス at 18:58コメント(0)トラックバック(0)成功   このエントリーをはてなブックマークに追加 mixiチェック

トラックバックURL

コメントする

名前:
URL:
  情報を記憶: 評価:  顔   星
 
 
 
小森康充
営業トレーナー:小森康充

小森 康充
(こもり やすみつ)

小森コンサルティングオフィス代表
人材育成トレーナー

高い営業能力と顧客コミュニケーション能力により常にハイレベルな売上目標を達成。

世界的エクセレントカンパニーにおいて、アジアパシフィック最優秀マネージャー等数々の表彰を受ける。

後に世界No.1サクセスコーチであるアンソニー・ロビンズのコーチングスキルを習得。

卓越した営業スキルに世界No.1のコーチングスキルをミックス。独自のスキルを確立。

小森コンサルティングオフィスオフィシャルサイト

月別アーカイブ
Feed
RSS
QRコード
QRコード
  • ライブドアブログ