2009年01月14日

タイムマネジメント(その3) 5

タイムマネジメントのポイントの1つに「事務処理の効率化」があります。

記録、報告等の書類は、関係者への連絡事項、自分自身の目標設定、アクションプラン等の計画の資料にもなります。
下記ガイドラインを参考にしていただければ効率的な事務処理のポイントとなります。

1)正確な内容で、速やかに提出
報告書類は、形式にとらわれず、すみやかに正確な内容であることが重要です。手書きでもOKです。

2)書類作成は、集中できる環境でする。
必要であれば、TEL,来客のない場所でする(会議室、喫茶店等)

3)レポートの訂正は1回にとどめる。
作成したレポートを何度も読み返し、何度も訂正すれば、それだけ時間がかかる。よって訂正、読み返しは1回にして、すみやかに提出する。

4)電話に費やす時間をできるだけ短縮する。
ファックス、メール、ボイスメールを活用して、電話の時間をできるだけ短縮する。よく仲の良い相手だと仕事の話+αの話をしてしまうことがある。これが結構時間がかかっている。それを短縮する必要がある。

5)処理した書類は処分する。
デスクに書類が積みあがっている仕事場をたまに見かけるが、よくない。
過去3ケ月間、1度も手にしなかった書類は、すべて処分する。
どうしても必要な書類は、キャビネットに保管する。何がどこにあるのかわかるようにファイリングして、すぐに取り出せるようにしておく。

以上5つのポイントを実践いただくと、かなり効率的な事務処理になる。
これがタイムマネジメントの1つのポイントである。

感謝!

小森コンサルティングオフィス at 21:26コメント(0)トラックバック(0)タイムマネジメント   このエントリーをはてなブックマークに追加 mixiチェック

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小森康充
営業トレーナー:小森康充

小森 康充
(こもり やすみつ)

小森コンサルティングオフィス代表
人材育成トレーナー

高い営業能力と顧客コミュニケーション能力により常にハイレベルな売上目標を達成。

世界的エクセレントカンパニーにおいて、アジアパシフィック最優秀マネージャー等数々の表彰を受ける。

後に世界No.1サクセスコーチであるアンソニー・ロビンズのコーチングスキルを習得。

卓越した営業スキルに世界No.1のコーチングスキルをミックス。独自のスキルを確立。

小森コンサルティングオフィスオフィシャルサイト

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