稟議書

2019年02月22日

効果的メモライティングのスキルとは?P&Gで学んだ1ページメモを紹介します。働き方改革実現のために。

ビジネスリーダーの皆さんへ

今日は効果的メモライティングの書き方について紹介します。

働き方改革の生産性アップ研修企画についてよくクライアントから要望をいただきます。

「効果的メモライティング研修」がクライアントから好評ですので紹介します。

これはP&G時代に学んだ1ページメモというメモライティングのスキルですが、すべての報告書類はA4用紙1枚にまとめるようP&Gではトレーニングされます。

そのためには目的を明確にし、論理的に考えるスキルが必要になります。それを1日研修で習得します。

メモライティングのスキルが向上すればすべてのメール、紙の書類が削減されます。なぜなら書類作成時間、書類を読む時間、無駄な質問のやり取りが削減されるからです。そのことで効果的なタイムマネジメント(残業削減)が達成でき働き方改革に貢献できます。

私は多くの企業で研修、コンサルをしてきましたが1ページメモのスキルを身に付けているビジネスリーダーは外資系企業の一部のエグゼクティブを除いてほとんどいません。

日本企業にこのスキルを導入することが働き方改革のポイントになると思います。私の研修受講後、稟議書のフォーマットを1ページメモに変更した複数のライアントからは「目的思考が強化され書類も削減できた」と高評価をいただいています。


以下に研修企画とメモライティングのポイントを紹介します。

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効果的メモライティング(1ページメモ)研修企画

 

目的:効果的メモライティング(1ページメモ)の重要性を理解、実践することで生産性アップを実現すること

 

研修のねらい

1) 効果的メモライティングの重要性を理解する。

2) 企画書、社内文書を1枚にまとめることで、目的思考、論理思考を養う。

3)講義に加えケーススタディ、ワークショップを多く取り入れた参加型研修とする。

 

メモはコミュニケーションの基本的な手段です。メモはアクションを促す、分析の報告、同意事項の確認、情報の提供、質問に対する返事、会議の要約等の様々な目的で使われます。

メモの3つの効果は、々佑┐鬚呂辰りさせる、結果につなげる、時間の節約です。

 

書かれたメモは口頭でのコミュニケーションよりも正確であり、より多くの別の場所にいる人々に効果的に伝達できます。

明瞭簡潔なメモは、提案、検討、決定、アクションのサイクルを早めることができ生産性のアップが達成できます。


150115_小森康充氏_333

 

研修スケジュール

時間            テーマ                 
          

10時〜12時      本日の目的、アイスブレイキング

             企画書、社内書類の現状の振り返り(問題点の明確化)

             どのような書き方をしているか、

             (ワークショップ 

             効果的メモライティングの利点(講義)

12時〜13時      (ランチ) 

13時〜15時      企画提案書作成の7つの質問(講義)

             インパクトの強いメモを書く7つのポイント(講義)

      ワンページメモ 効果的稟議書(レコメンデーション)の書き方

             (ワークショップ◆法         
   

15時〜16時      ワンページメモ 効果的企画書の書き方

             (ワークショップ)

16時〜17時      Q&A(質疑応答)

      本日のまとめ、ネクストステップのアクションプラン

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以上が研修スケジュールです。

また以下に実際の1ページメモの稟議書の書き方見本を紹介します。

             

「ワンページメモ」の書き方(A4、1枚にまとめる文書の書き方)

「目的」を明確に書いた後5つのポイント「背景」「アイデア」「アクションプラン」「利点」

「ネクストステップ」を簡潔に書くこと。必要なことしか書かない。

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○○マネージャー殿

                                平成31年2月21日

                              ○○チーム 小森康充 

          特別キャンペーン新規客獲得企画(経費申請)  

「目的」

重要得意先○○ショップ(30店)にて、売上目標130%(5−6月)を達成すること

 

「背景」

競合のA社が特別キャンペーンを3月に企画、1000万円の目標売上を提案、

No1取り組みメーカーとしての当社は、5−6月の売上2000万円(130%)達成のために強力な企画が必要

 

「アイデア」

大型新製品A、Bの発売にともない○○ペットショップにての新規客獲得特別キャンペーンを実施。

A,Bの2ブランドで600万円の売上アップを達成する

 

「アクションプラン」

新製品A,Bお買い上げの顧客に○○のキャンペーンを実施、新規客の獲得と客単価のアップを促進する。具体的なキャンペーン内容は〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

得意先のチラシ、DMにもキャンペーンの掲載依頼、バイヤーの協力体制を〜〜〜〜〜

得意先スタッフ向け勉強会を4月に実施、

 

「利点」

1) 新製品A,Bの発売時での新規客獲得の成功。目標個数400個(ベストプラクティス)

2) 5,6月の売上目標達成(2000万円)

3) ○○ショップの幹部、バイヤー、店長との信頼関係構築

 

「ネクストステップ」

キャンペーン費用として30万円の経費申請を了解願います。(売上経費率5%)

2月末に企画社内決定、3月初旬にバイヤーに商談、合意予定。
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以上が1ページメモの見本です。

以下に効果的なメモライティングのポイントを紹介します。


企画提案書(稟議書)作成の7つの質問

 

1)その企画提案は、ビジネスの成長(売上アップ)にどのように貢献するか?

 

2)その企画提案に対するコーポレイトポリシーは何か?会社方針と一貫性はあるか?

 

3)利点と欠点、予想される問題点は何か?

 

4) 他に代替法はあるか?

 

5) 前例はあるか?

 

6) 時間と費用はどれくらいかかるか?

 

7)決定のための社内承認レベルはどれくらいか?

 

8)提案をささえる社内ノウハウ、テクノロジーはあるか?なければ作り出せるか?

 

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インパクトの強いメモを書く7つのポイント


1) 読み手を知る(目的を知る)

 

2) 考えを論理的に構築し、それを根拠付ける強力なデータをそろえる

 

3) インパクトの強いオープニングとクロージングを心掛ける

 

4) 明確、簡潔、完全な文章を心掛ける

 

5) 文章のトーンに気を付ける

 

6) 読み手のことを考えたメモを書く

 

7)適切なフォーマットを使用する

 

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以上です。今日から実践してください。



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小森康充
営業トレーナー:小森康充

小森 康充
(こもり やすみつ)

小森コンサルティングオフィス代表
人材育成トレーナー

高い営業能力と顧客コミュニケーション能力により常にハイレベルな売上目標を達成。

世界的エクセレントカンパニーにおいて、アジアパシフィック最優秀マネージャー等数々の表彰を受ける。

後に世界No.1サクセスコーチであるアンソニー・ロビンズのコーチングスキルを習得。

卓越した営業スキルに世界No.1のコーチングスキルをミックス。独自のスキルを確立。

小森コンサルティングオフィスオフィシャルサイト

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