タイムマネジメント（その３）

タイムマネジメントのポイントの１つに「事務処理の効率化」があります。

記録、報告等の書類は、関係者への連絡事項、自分自身の目標設定、アクションプラン等の計画の資料にもなります。
下記ガイドラインを参考にしていただければ効率的な事務処理のポイントとなります。

１）正確な内容で、速やかに提出
報告書類は、形式にとらわれず、すみやかに正確な内容であることが重要です。手書きでもＯＫです。

２）書類作成は、集中できる環境でする。
必要であれば、ＴＥＬ，来客のない場所でする（会議室、喫茶店等）

３）レポートの訂正は１回にとどめる。
作成したレポートを何度も読み返し、何度も訂正すれば、それだけ時間がかかる。よって訂正、読み返しは１回にして、すみやかに提出する。

４）電話に費やす時間をできるだけ短縮する。
ファックス、メール、ボイスメールを活用して、電話の時間をできるだけ短縮する。よく仲の良い相手だと仕事の話＋αの話をしてしまうことがある。これが結構時間がかかっている。それを短縮する必要がある。

５）処理した書類は処分する。
デスクに書類が積みあがっている仕事場をたまに見かけるが、よくない。
過去３ｹ月間、１度も手にしなかった書類は、すべて処分する。
どうしても必要な書類は、キャビネットに保管する。何がどこにあるのかわかるようにファイリングして、すぐに取り出せるようにしておく。

以上５つのポイントを実践いただくと、かなり効率的な事務処理になる。
これがタイムマネジメントの１つのポイントである。

感謝！