オンライン研修のZOOM使用でセキュリティの脆弱性を心配されるクライアントがあります。よくある質問と答えを紹介します。

オンライン研修のZOOMでセキュリティの脆弱性を心配されるクライアントがあります。質問と答えを紹介します。

（質問）セキュリティの脆弱性問題でZOOMは危ないと言われてますがどうですか？

（答え）結論からいうとZOOMのセキュリティは問題ありません。

セキュリティで問題のあったのは過去の話でZOOM会議のアドレスが関係ない人にもれてしまい、その人が会議に参加して会議が混乱したというものです。これを防ぐのが「待合室機能」です。ZOOMアドレスをクリックするとすぐに会議室に入れるのではなく「待合室」に入ります。そこでホストが名前を確認してこの人は招待した人だ、と確認の上、承認ボタンを押すと会議に入れます。知らない人が待合室に来れば承認ボタンを押さなければよいのです。またホストは会議室に外部者が入っているのを見つけると強制退去させることもできます。

最近はZOOMもチームス（マイクロソフト）もセキュリティはかなり強化されています。ITシステムは日進月歩です。人によってはチームスが安心だという人もいますが、ZOOMもチームスもかなり高いセキュリティレベルでの話であるということです。もちろんITのことなので１００％安全とはいえません。ただそれはチームスでもグーグルミーツでもその他のシステムすべてに言えることです。現在は特別にZOOMがあぶないということではありません。

あと研修講師の立場から言いますと、研修は企業秘密の資料を扱うものではありません。万が一外部侵入者がZOOM研修に入ったとしても研修パワポが盗まれるくらいで企業、講師には何の実害もないのです。その意味では研修はZOOMを使ったほうがやりやすいです。

ただ企業の役員ミーティング、プロジェクトミーティングはチームスを使うということでなんら問題はありません。

会議はチームス、研修はZOOMの使い分けはオススメです。

企業はチームスを有料契約し、研修は研修講師がZOOMホストでやればZOOMの企業負担はないわけです。

オンライン研修をするときにZOOMではブレイクアウトセッション（小部屋に分かれたワークショップ）ができますがチームスではできないのですか？

最近は企業からオンライン研修のオファーを多くもらうようになりました。これからは企業研修もオンラインの時代です。そこでクライアントからよくもらう質問を紹介します。

 （質問）チームスはZOOMのようなブレイクアウトセッション（小部屋のワークショップ）が出来ないのでは？

（答え）はい、ZOOMと同じ機能のブレイクアウトセッションはできません。

まずZOOMのブレイクアウトセッションを説明しますと、この機能はZOOM有料版（月２千円）で使える機能です。

例えば、３０人の生徒で講師がホストでZOOM研修しています。講義の後、今から６人X５グループでワークショップをしようとします。

講師がブレイクアウトセッションの「５グループに振り分ける」ボタンを押すと自動的にすべての参加者が６人小部屋に割り振られます。そこでワークショップを６人で始めることができます。また２０分後に３０人の大部屋にもどす場合は２０分のタイマー設置で自動的に３０人全員が大部屋にもどります。これがZOOMのブレイクアウトセッションのイメージです。

チームスではこの機能はありません。ただ少し面倒ですがすることはできます。チームスで３０人研修をしていて、あらかじめ別の小部屋を５つ作成し、６人のアドレスを小部屋に登録しておきます。小部屋AはBさん、Cさん〜〜〜というイメージです。そして大部屋から「ワークショップをしましょう」というと生徒が大部屋を退出してAの小部屋に自ら参加するという方法です。簡単に言うと別の会議室の部屋に行き来するイメージです。ZOOMがボタン１つで自動割り振りされるのに対しチームスは出入りを参加者にしてもらうことで少し時間と手間がかかります。

また「アンケート機能（有料版）」、「手を上げる反応機能」がZOOMにはありますがチームスにはありません。また逆に相手PCを操作する機能はチームスにあってZOOMにはありません。最大参加人数はチームス２５０人、ZOOM１００人〜５００人（有料版）です。ZOOM有料は月２０００円〜、チームス終了は月８７０円〜

研修講師の立場から言うと「研修ではZOOMが便利です」
ブレイクアウトセッション、アンケート、挙手という機能はオンライン研修で重要なポイントになります。また同時に参加者の顔が見えるのはZOOM４９人、チームス９人です。

講師としては講義中に参加者の顔の表情を見たいです。３０人研修であれば、ZOOMなら全員の顔を見ることができますがチームスでは９人しか見れません。

ZOOMは研修にマッチしたシステムでチームスは会議、プロジェクト、マンツーマンコーチングを想定したシステムであると思います。

チームスのメリットはマイクロソフトのパワポ、エクセルの親和性です。よってプロジェクトの初めでメンバーを和ませたいときはZOOMでやり、プロジェクトが軌道にのりデータ分析、エクセルの編集作業が多くなった時点でチームスに変えるのも１つの方法です。